Datenschutzerklärung

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von vikidesk.de und der VikiDesk-Software verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Cruvigo
Heinestr. 4a
40789 Monheim
Deutschland

E-Mail: webmaster@vikidesk.de
Kontaktformular: vikidesk.de/#kontakt

2. Besuch der Webseite

Beim Aufruf der Webseite verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge und die Kennung Ihres Browsers. Die Verarbeitung dient der Auslieferung und der Sicherheit der Webseite (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Protokolldaten speichern wir nur so lange, wie es für den sicheren Betrieb und die Aufklärung von Störungen erforderlich ist.

Wir setzen keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein und binden keine Inhalte von Drittanbietern ein. Nach einer Anmeldung speichert Ihr Browser eine technisch notwendige Sitzungskennung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3. Hosting

Webseite und Server werden bei OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankreich, in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Thema und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) und, soweit es um einen Vertrag geht, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail. Anfragen löschen wir, sobald sie erledigt sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht, spätestens nach zwölf Monaten.

5. Kundenkonto und Abonnement

Für ein Konto verarbeiten wir Name beziehungsweise Firmenname, E-Mail-Adresse, ein nicht umkehrbar gesichertes Passwort, das gewählte Abonnement, die Rechnungsanschrift sowie Zeitpunkte von Anmeldung und Vertragsänderungen. Die Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Rechnungen und Zahlungsnachweise bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO). Die übrigen Kontodaten löschen wir nach Vertragsende oder auf Ihren Wunsch.

6. Zahlung

Zahlungen wickelt Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Mollie erhält die für die Zahlung nötigen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Betrag, Verwendungszweck und die von Ihnen dort eingegebenen Zahlungsdaten) und verarbeitet sie in eigener Verantwortung. Ihre Bank- oder Kartendaten erreichen unseren Server nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

7. Nutzung der Software und Fernwartung

Die VikiDesk-App verarbeitet auf dem betreuten PC Gerätename, Windows-Benutzername, technische Zustandsdaten, Chatnachrichten, Tickets und Ergebnisse ausgeführter Aufträge. Während einer Fernwartung wird der Bildschirminhalt verschlüsselt an den berechtigten Support übertragen. Eine Fernwartung und die Ausführung von Aufträgen finden nur nach Freigabe am betreuten PC oder im Rahmen einer dort erteilten dauerhaften Freigabe statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Nutzt ein IT-Dienstleister VikiDesk für seine eigenen Kunden, ist er für diese Daten Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir Unternehmenskunden auf Anfrage bereit.

8. KI-Assistentin Viki

Wenn Sie Viki beauftragen, werden Ihre Nachricht, technische Zustandsdaten des PCs, Ergebnisse von Prüfungen und, soweit für die Aufgabe nötig, Bildschirmfotos an unseren Server und von dort an den Anbieter des KI-Modells übertragen: OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland. Dabei kann eine Verarbeitung durch OpenAI in den USA stattfinden; sie ist durch Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert. Nach den Bedingungen des Anbieters werden über die Programmierschnittstelle übertragene Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bitte geben Sie in Aufträgen an Viki keine Passwörter, Bankdaten oder Gesundheitsdaten ein und schließen Sie Fenster mit vertraulichen Inhalten, bevor Sie Viki arbeiten lassen.

Viki merkt sich für ein Unternehmenskonto, welche Lösungswege bei früheren Fällen geholfen haben. Diese Notizen werden vor dem Speichern um Namen, E-Mail-Adressen und Gerätenamen bereinigt und bleiben im jeweiligen Konto.

9. Prüfung verdächtiger Links und Absender

Bitten Sie Viki, einen Link oder den Absender einer E-Mail zu prüfen, wird die betroffene Internetadresse ohne Abfrageteil beziehungsweise der Domainname an Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, übermittelt (Namensauflösung und Abgleich mit Listen bekannter Betrugsseiten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

10. E-Mails von VikiDesk

Bestätigungen, Rechnungen und Hinweise zu Ihrem Vertrag senden wir per E-Mail über einen E-Mail-Dienstleister, der die Nachrichten in unserem Auftrag zustellt. Werbung senden wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Außer den genannten Dienstleistern erhalten Dritte Ihre Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nur wie in Abschnitt 8 beschrieben statt.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Dazu genügt eine Nachricht an die oben genannte Adresse. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Behörde Ihres Wohnorts.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne die in den Abschnitten 5 und 6 genannten Angaben können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: Oktober 2026